Varnost podatkov je danes pomemben del poslovanja vsake organizacije. Podjetja vsak dan tiskajo, skenirajo, pošiljajo in shranjujejo dokumente, ki lahko vsebujejo poslovne skrivnosti, osebne podatke, finančne informacije ali druge občutljive vsebine. Pri tem ne zadostuje, da zaščitimo samo računalnike in strežnike. Pomembno je tudi, kako so zaščitene naprave, ki sodelujejo pri obdelavi dokumentov.
Canon s pristopom Canon Secure by Design poudarja vključevanje varnosti v zasnovo poslovnih naprav, programske opreme in storitev. Cilj je pomagati organizacijam pri zmanjševanju varnostnih tveganj ter zaščiti podatkov skozi celoten življenjski cikel dokumentov.
Kaj pomeni Canon Secure by Design?
Secure by Design pomeni, da se varnost upošteva že pri načrtovanju tehnologije, ne šele po uvedbi v poslovno okolje. Pri pisarniški opremi to vključuje razmislek o zaščiti naprave, nadzoru dostopa, varnosti podatkov in omrežnih povezavah.
Večnamenske naprave danes niso namenjene samo tiskanju in kopiranju. Dokumente lahko skenirajo, pošiljajo po omrežju, povezujejo z oblačnimi storitvami in vključujejo v digitalne delovne procese. Zato je pomembno, da je varnost obravnavana kot del celotnega sistema.
Canonov pristop Secure by Design zajema poslovne naprave, programsko opremo in storitve. Razpoložljive funkcije so odvisne od konkretnega izdelka, konfiguracije in uporabljenih rešitev.
Zakaj je varnost tiskalnikov pomembna?
Tiskalniki in večnamenske naprave so pogosto povezani v poslovno omrežje ter sodelujejo pri obdelavi pomembnih informacij. Če niso ustrezno konfigurirani ali posodobljeni, lahko predstavljajo dodatno tveganje za organizacijo.
Med pogostimi izzivi so:
- dostop do naprave brez ustreznega preverjanja uporabnika;
- dokumenti, ki po tiskanju ostanejo na izhodnem pladnju;
- neustrezno zaščitene omrežne povezave;
- nepravilno nastavljene uporabniške pravice;
- pomanjkljivo upravljanje posodobitev in varnostnih nastavitev.
Varnostne funkcije lahko pomagajo omejiti ta tveganja, vendar same po sebi ne nadomestijo celovite varnostne politike. Pomembni so tudi pravilna konfiguracija, redno vzdrževanje in jasna pravila uporabe.
Zaščita dokumentov skozi celoten življenjski cikel
Dokument gre lahko skozi več faz: nastane v digitalni obliki, se natisne, skenira, pošlje sodelavcu in shrani v poslovni sistem. V vsaki fazi je treba razmisliti, kdo lahko do njega dostopa in kako se podatki prenašajo.
Zaščita naprav in programske opreme
Varnost naprave vključuje mehanizme, ki pomagajo preverjati njeno stanje in zaščititi delovanje. Pri podprtih Canonovih napravah so lahko na voljo funkcije za preverjanje integritete programske opreme, zaščito shranjenih podatkov in upravljanje varnostnih nastavitev.
Nadzor dostopa
Dostop do tiskanja in drugih funkcij je smiselno omejiti glede na vlogo uporabnika. Preverjanje pristnosti in ustrezno določene pravice pomagajo zmanjšati možnost, da bi do dokumentov ali funkcij dostopale nepooblaščene osebe.
Varnost omrežnih povezav
Ker naprave komunicirajo z računalniki, strežniki in drugimi sistemi, je pomembno uporabljati ustrezne varnostne protokole ter pravilno nastaviti omrežni dostop. Pri tem je treba upoštevati tudi interne zahteve IT-oddelka.
Varnost pri hibridnem delu in digitalnih procesih
Pri hibridnem delu zaposleni dostopajo do informacij z različnih lokacij in naprav. Dokumenti se lahko prenašajo med pisarno, domom, oblačnimi storitvami in poslovnimi aplikacijami, zato mora varnost spremljati celoten proces.
Podjetjem lahko pomagajo rešitve za varno sproščanje tiskalnih opravil, upravljanje uporabnikov in nadzor uporabe naprav. S tem je mogoče izboljšati pregled nad tiskalniškim okoljem in zmanjšati tveganje, da bi dokumente prevzele napačne osebe.
Za centralizirano upravljanje tiskanja je ena od možnosti tudi Canon uniFLOW Online. Glede na konfiguracijo omogoča funkcije za upravljanje uporabnikov, varno tiskanje in spremljanje uporabe tiskalniških virov.
Več o tej rešitvi preberite na strani Canon uniFLOW Online – upravljanje tiskanja v oblaku.
Varnost in skladnost s predpisi
Organizacije morajo pri obdelavi informacij upoštevati predpise in interne zahteve, ki veljajo za njihovo dejavnost. Tehnološke varnostne funkcije lahko pomagajo pri izvajanju ustreznih ukrepov, vendar uporaba določene naprave ali programske rešitve sama po sebi še ne zagotavlja skladnosti z vsemi predpisi.
Za učinkovito zaščito je treba povezati tehnologijo, pravilno konfiguracijo, notranje postopke in usposobljenost zaposlenih. Podjetje mora oceniti, katere informacije obdeluje, kdo jih potrebuje in kakšne varnostne zahteve mora izpolnjevati.
Kako lahko podjetje izboljša varnost tiskalniškega okolja?
Za začetek je smiselno pregledati naprave, ki so povezane v omrežje, preveriti njihove nastavitve in določiti, kdo lahko uporablja posamezne funkcije. Nato lahko podjetje preveri možnosti varnega tiskanja, upravljanja dostopa, posodabljanja programske opreme in spremljanja uporabe.
Pri izbiri nove opreme je priporočljivo upoštevati tudi varnostne funkcije, možnosti povezovanja z obstoječimi sistemi in zahteve IT-okolja. Tako varnost postane del načrtovanja, ne pa šele odziv na težavo.
Biropis podjetjem pomaga pri izbiri, uvedbi in vzdrževanju tiskalniških rešitev ter pri optimizaciji upravljanja dokumentov. S strokovnim pregledom obstoječega okolja je lažje prepoznati možnosti za izboljšanje varnosti in učinkovitosti.
Canon Secure by Design: varnost kot sestavni del poslovne tehnologije
Varnost dokumentov se začne pri izbiri in zasnovi tehnologije, nadaljuje pa z ustrezno uvedbo, upravljanjem in odgovorno uporabo. Canonov pristop Secure by Design poudarja, da je treba varnost upoštevati pri napravah, programski opremi in storitvah, ki podpirajo poslovne procese.
Če želite preveriti, kako lahko izboljšate varnost svojega tiskalniškega okolja, se obrnite na Biropis. Skupaj lahko ocenimo vaše potrebe in poiščemo ustrezne rešitve za varnejše upravljanje dokumentov.
