Delo na daljavo in hibridna organizacija dela podjetjem omogočata več prilagodljivosti, vendar morajo zaposleni tudi zunaj pisarne nemoteno dostopati do dokumentov in poslovnih informacij. Če je dostop odvisen od lokalnih strežnikov, posameznih računalnikov ali zapletenih postopkov povezovanja, lahko upravljanje dokumentacije hitro postane ovira za učinkovito delo.
Therefore Online je oblačna različica rešitve Canon Therefore za upravljanje dokumentov in informacij. Podjetjem omogoča uporabo sistema brez potrebe po lastnem upravljanju strežniške infrastrukture, obenem pa podpira organizacijo dokumentov, avtomatizacijo delovnih procesov in dostop do informacij z različnih lokacij.
Za organizacije, ki želijo poenostaviti svojo IT-infrastrukturo in zaposlenim omogočiti bolj prilagodljivo delo, je to lahko pomemben korak pri digitalizaciji poslovanja.
Kaj je Therefore Online?
Therefore Online je rešitev za upravljanje dokumentov, ki deluje v oblaku. Namesto da bi podjetje samo skrbelo za strežnike, na katerih deluje sistem, uporablja oblačno storitev, ki jo je mogoče prilagajati spreminjajočim se poslovnim potrebam.
Takšen način uvedbe je posebej zanimiv za podjetja, ki želijo zmanjšati obseg lastnega upravljanja infrastrukture ali se izogniti dodatnim zahtevam, povezanim z vzdrževanjem strežniškega okolja.
Oblačna uvedba prinaša tudi druge prednosti. Canon med njimi izpostavlja hitro uvedbo z manj posegi IT-oddelka, samodejne posodobitve in možnost prilagajanja obsega uporabe glede na rast podjetja.
To ne pomeni, da podjetje ne potrebuje več informacijske podpore. Še vedno mora poskrbeti za uporabniške pravice, varnostne nastavitve, ustrezno organizacijo dokumentov in povezovanje z drugimi poslovnimi sistemi. Razlika je predvsem v tem, da mu ni treba samostojno upravljati strežniške infrastrukture za to rešitev.
Učinkovitejše delo na različnih lokacijah
Pri hibridnem delu ni pomembno samo, kje zaposleni opravljajo svoje naloge, temveč tudi, kako hitro lahko pridejo do potrebnih informacij. Dokument, ki ga sodelavec potrebuje za pripravo ponudbe, odobritev računa ali nadaljevanje projekta, mora biti dostopen po ustreznem postopku, ne glede na to, ali dela v pisarni ali od doma.
Therefore Online podpira oblačni način dostopa do dokumentnega sistema. Tako lahko zaposleni, ki imajo ustrezne pravice, uporabljajo poslovne dokumente brez odvisnosti od lastnega lokalnega arhiva ali fizične prisotnosti v pisarni.
Takšna ureditev lahko olajša sodelovanje med oddelki, poslovnimi enotami in sodelavci na različnih lokacijah. Hkrati omogoča bolj enoten pristop k dokumentaciji, saj podjetje informacije organizira v skupnem sistemu namesto v številnih nepovezanih mapah.
Dejanska uporabniška izkušnja je odvisna od konfiguracije rešitve, uporabniških dovoljenj in internetne povezave. Zato je pri načrtovanju uvedbe pomembno upoštevati tudi potrebe zaposlenih, ki bodo sistem uporabljali vsak dan.
Manj skrbi za infrastrukturo, več pozornosti poslovnim procesom
Vzdrževanje lastnih strežnikov zahteva načrtovanje, tehnično znanje in skrb za posodobitve. Za nekatera podjetja je takšna infrastruktura smiselna, za druga pa pomeni dodatno organizacijsko in finančno obremenitev.
Z Therefore Online podjetje uporablja oblačno različico rešitve, pri kateri Canon izpostavlja samodejne posodobitve in manjšo potrebo po upravljanju strežnikov. To lahko poenostavi načrtovanje IT-virov in zmanjša obseg nalog, povezanih z infrastrukturo.
Ob tem je treba upoštevati, da prehod v oblak ne odpravi vseh stroškov ali nalog IT-oddelka. Podjetje mora še vedno upravljati uporabnike, dostop, notranje postopke in morebitne integracije. Pred odločitvijo je zato smiselno primerjati zahteve obstoječega okolja s prednostmi oblačne uvedbe.
Podpora digitalnim delovnim procesom
Dostop do dokumentov je samo eden od vidikov učinkovitega upravljanja informacij. Pomembno je tudi, kaj se z dokumentom zgodi po njegovem prejemu.
V poslovnem okolju mora dokument pogosto skozi več korakov: evidentiranje, pregled, odobritev, posredovanje odgovorni osebi in shranjevanje. Če ti koraki potekajo ročno, lahko pride do zamud, podvajanja dela in nejasnosti glede odgovornosti.
Therefore podpira avtomatizacijo delovnih procesov in povezovanje z obstoječimi poslovnimi sistemi. Podjetja lahko tako načrtujejo postopke, ki ustrezajo njihovemu načinu dela, in zmanjšajo potrebo po ročnem usmerjanju informacij.
Pri tem je priporočljivo najprej določiti, kateri procesi povzročajo največ težav. Namesto da bi podjetje hkrati digitaliziralo vse postopke, lahko začne z izbranim področjem, na primer obravnavo prejetih dokumentov ali internim odobravanjem. Tako lažje oceni učinke uvedbe in postopoma razširi uporabo rešitve.
Varnost in nadzor tudi pri delu na daljavo
Dostopnost dokumentov mora spremljati ustrezen nadzor. Poslovne informacije lahko vsebujejo finančne podatke, pogodbe, osebne podatke ali druge zaupne vsebine, zato mora podjetje jasno določiti, kdo lahko do njih dostopa in kaj lahko z njimi počne.
Pri izbiri oblačne rešitve je treba preveriti načine preverjanja uporabnikov, upravljanje dovoljenj, šifriranje, beleženje aktivnosti ter postopke varnostnega kopiranja in obnovitve. Pomembno je tudi razumeti, katere varnostne naloge prevzame ponudnik storitve in katere ostajajo odgovornost podjetja.
Oblačna uvedba sama po sebi ne zagotavlja skladnosti z vsemi predpisi. Organizacija mora rešitev uporabljati skladno s svojimi obveznostmi, notranjimi pravili in zahtevami glede obdelave ter hrambe podatkov.
Je Therefore Online prava izbira za vaše podjetje?
Therefore Online je smiselno preučiti predvsem takrat, ko podjetje želi uporabljati sistem za upravljanje dokumentov v oblaku, poenostaviti upravljanje lastne infrastrukture in zaposlenim olajšati dostop do poslovnih informacij na različnih lokacijah.
Pred uvedbo je priporočljivo oceniti obstoječe dokumentne procese, število uporabnikov, potrebe po povezovanju z drugimi aplikacijami ter varnostne in organizacijske zahteve. Na podlagi teh podatkov je mogoče ugotoviti, ali oblačna uvedba ustreza podjetju bolje kot namestitev na lastni infrastrukturi.
Več o širših možnostih upravljanja informacij, avtomatizaciji in funkcijah sistema si lahko preberete tudi v našem članku Therefore™ – učinkovito upravljanje informacij.
Želite preveriti, kako bi Therefore Online ustrezal vašemu podjetju? Obiščite Canonovo uradno predstavitev rešitve ali se obrnite na Biropis za pogovor o vaših potrebah.
