Zastoji pri obdelavi dokumentov se praviloma ne pojavijo čez noč. Najpogosteje so posledica postopnega razvoja poslovanja, pri katerem ročni postopki, naraščajoča količina dokumentov in pomanjkanje pregleda nad dokumentnimi procesi začnejo pomembno vplivati na učinkovitost organizacije.
Ko se število dokumentov povečuje, postanejo takšni izzivi še bolj izraziti. Iskanje informacij traja dlje, potrjevanje dokumentov se lahko zavleče, zaposleni pa vse več časa namenjajo administrativnim opravilom namesto dejavnostim, ki ustvarjajo dodano vrednost.
Ko dokumentni procesi postanejo ozko grlo
Učinkovito upravljanje dokumentov je danes pomemben del poslovanja vsake organizacije, ki želi delati hitreje, pregledneje in z nižjimi stroški.
Pri tem ne gre zgolj za digitalizacijo papirnih dokumentov. Ključno je celovito upravljanje informacij – od njihovega zajema in shranjevanja do dostopa, obdelave, potrjevanja in varne hrambe.
Dober primer takšne optimizacije predstavlja veliko energetsko podjetje Makpetrol AD, ki je s pomočjo rešitev Canon Therefore™ in uniFLOW izboljšalo način upravljanja dokumentov in optimiziralo svoje poslovne procese.
Konkretni rezultati optimizacije
Uvedba sodobnih rešitev za upravljanje dokumentov je prinesla merljive izboljšave:
- čas obdelave procesov se je skrajšal z več dni na približno 2 uri,
- stroški tiskanja so se zmanjšali za 30 %,
- izboljšala sta se preglednost in sledljivost dokumentnih procesov,
- v organizaciji je bilo uvedenih več kot 150 licenc Therefore™.
Takšni rezultati kažejo, da lahko ustrezno zasnovano dokumentno okolje pomembno vpliva na učinkovitost vsakodnevnega poslovanja.
Več kot digitalizacija dokumentov
Sodobno upravljanje dokumentov ni več zgolj vprašanje zmanjševanja količine papirja.
Prava vrednost je v tem, da podjetje svojim zaposlenim omogoči hiter in varen dostop do informacij ter hkrati vzpostavi boljši nadzor nad dokumentnimi procesi.
To pomeni, da so informacije:
- dostopne takrat, ko jih potrebujemo,
- organizirane na pregleden način,
- enostavne za iskanje in obdelavo,
- ustrezno zaščitene,
- sledljive skozi posamezne faze procesa.
Takšno okolje zmanjšuje količino ročnega dela, omejuje možnost napak in zaposlenim omogoča, da se osredotočijo na pomembnejše poslovne naloge.
Kako lahko pomaga Biropis?
Vsako podjetje ima svoje procese, informacijsko okolje in potrebe. Zato univerzalna rešitev praviloma ni najboljša rešitev.
V Biropisu podjetjem pomagamo pri optimizaciji tiskalniških in dokumentnih okolij ter pri uvajanju rešitev, ki omogočajo učinkovitejše upravljanje dokumentov in informacij.
Cilj ni zgolj uvedba nove tehnologije, temveč vzpostavitev okolja, ki podjetju pomaga poenostaviti delo, povečati preglednost, izboljšati nadzor nad dokumenti in zmanjšati stroške.
Primer velikega energetskega podjetja Makpetrol AD jasno kaže, kakšen učinek lahko ima premišljena optimizacija dokumentnih procesov: manj čakanja, manj stroškov in več nadzora.
Želite preveriti, kje so priložnosti za izboljšave v vašem podjetju?
Oglejte si celotno študijo primera in spoznajte, kako sta rešitvi Canon Therefore™ in uniFLOW pripomogli k učinkovitejšemu upravljanju dokumentov:
